Aftrekposten

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn uitgaven voor je onderneming. Op de bon of factuur staat de btw vermeld, meestal 21%, soms 9% (bijvoorbeeld op eten en drinken of openbaar vervoer). Per kwartaal geef je die btw op als voorbelasting bij je aangifte.

• →Werkkleding
• →Telefoonkosten
• →Zakelijke diensten
• →Opleiding en scholing
• →Reiskosten

Werkkleding

Verplicht een opdrachtgever specifieke werkkleding die je moet kopen, dan kun je de btw onder voorwaarden terugvragen. De Belastingdienst ziet kleding alleen als werkkleding als die vrijwel uitsluitend tijdens werk gedragen wordt, of een bedrijfslogo van minimaal 70 cm² heeft. Een zwarte spijkerbroek of andere algemeen bruikbare kleding telt niet mee.

• →Retail, horeca en promotiewerk: zwart-witte sneakers, overhemd, nette broek
• →Logistiek: veiligheidsschoenen met stalen neus, specifieke handschoenen, VCA
• →Schoonmaak: veiligheidsschoenen, zwarte werkbroek
• →Bezorging: regenkleding, jas en handschoenen voor kou en wind

Telefoon, diensten en opleiding

• →Telefoon: gebruik je je toestel deels zakelijk, dan mag je dat deel van de bel- en internetkosten aftrekken (niet de toestelafbetaling)
• →Diensten: de btw van diensten met een zakelijk karakter kun je terugvragen — denk aan een boekhoudprogramma, zakelijke verzekeringen of de snelle-uitbetaaloptie van ZekerFlex
• →Opleiding: alleen als een cursus noodzakelijk is om klussen te kunnen doen; puur uit eigen interesse mag niet

Reiskosten

Op openbaar vervoer in Nederland zit 9% btw; die mag je van elke zakelijke rit terugvragen. Btw op autokosten kun je niet terugvragen, maar je mag wel een vast bedrag per zakelijke kilometer van je winst aftrekken: € 0,23 per kilometer, ook voor scooter en fiets.

Let op: Voorbeeld: 420 zakelijke kilometers in een jaar levert € 96,60 aftrek op (420 × € 0,23). Parkeer-, verzekerings- en brandstofkosten van een privé-auto zijn niet los aftrekbaar — die zitten al in het kilometerbedrag.

Heeft de opdrachtgever je reiskosten vergoed, dan mag je ze niet óók aftrekken. Houd van elke zakelijke rit datum, vertrek- en bestemmingsadres en de afstand (heen en terug) bij.

Btw verrekenen: een voorbeeld

Stel: je werkt in een kwartaal 120 uur voor € 20 per uur exclusief btw en gebruikt de KOR niet. Je ontvangt dan € 24,20 per uur (€ 20 × 1,21), samen € 2.904, waarvan € 504 btw is.

Maakte je in dat kwartaal ook zakelijke kosten — bijvoorbeeld veiligheidsschoenen (€ 22,39 btw) en zakelijke treinritten (€ 15,28 btw), samen € 37,67 — dan trek je die af van de € 504. Je draagt dan nog € 466,33 aan btw af.

Algemene aftrekposten

Besteed je minimaal 24 uur per week (1.225 uur per jaar) aan je onderneming, dan kun je in aanmerking komen voor extra belastingvoordeel. Aanvragen hoeft niet: bij je aangifte beantwoord je een paar vragen en wordt het automatisch berekend.

• →Zelfstandigenaftrek: een vast bedrag van je winst af, mits je aan het urencriterium van 1.225 uur voldoet
• →Startersaftrek: in je eerste vijf jaar drie keer toe te passen, bovenop de zelfstandigenaftrek
• →Mkb-winstvrijstelling: nadat de andere aftrekposten zijn toegepast, mag je 14% van de winst aftrekken

Let op: Geef je in je aangifte aan dat je recht hebt op de zelfstandigenaftrek terwijl dat niet zo is, dan riskeer je een boete. Houd je gewerkte uren daarom goed bij.